Quali sono gli strumenti migliori per lavorare in modo efficace anche lontano dalla propria scrivania?

Se i lavoratori mobili non dispongono degli strumenti giusti, la produttività dell'azienda è a rischio!

Perché è necessario un maggiore approccio alla mobilità

Le aziende diventano sempre più esigenti: più concorrenza, maggiori carichi di lavoro, meno risorse, budget ridotti. Le richieste delle aziende moderne rendono necessario fare un passo avanti per non restare indietro.

Conosciamo Marco e Sara…

Marco e Sara sono direttori commerciali di aziende concorrenti. Gli scenari descritti nelle righe seguenti mostrano come l’utilizzo della corretta tecnologia per supportare il lavoro mobile può fare la differenza e far prosperare l’azienda.

Vediamo cosa accade…

Lavoratore medio

Marco possiede uno smartphone ma non utilizza strumenti o app forniti dalla società. Comunica tramite l’app Outlook per telefono, WhatsApp e Facebook Messenger e talvolta utilizza Dropbox per la sincronizzazione dei file.

Siamo a fine giornata. Marco è in un taxi. Il suo telefono cellulare squilla. Non riconoscendo il numero e non sapendo se si tratta di una chiamata personale o di lavoro, risponde con incertezza…

Lavoratore smart

Sara lavora con il suo smartphone ma ha installato un’app facile da usare completamente integrata con la soluzione per le comunicazioni cloud.
Siamo a fine giornata. Sara è in un taxi. Il suo telefono cellulare squilla e vede che si tratta di una chiamata di lavoro da parte di un cliente, Alessio. Si prepara per un istante e risponde salutandolo per nome…

Il cliente: Alessio

Alessio è un cliente della JB Engineering. Questa grande società si è appena aggiudicata un ordine e per soddisfare il contratto ha bisogno di un numero elevato di componenti.

Come tutti, è un cliente esigente. È quasi un anno che Marco e Sara tentano di chiudere delle vendite con lui…

Essere rintracciabili dai clienti

Alessio deve effettuare un ordine molto grande. È un lavoro urgente e il tempo è essenziale. Sono le 17:00 ma chiama subito due possibili fornitori, Marco e Sara…

Lavoratore medio

Alessio chiama prima il telefono fisso di Marco, ma risponde la segreteria telefonica. Quindi chiama il numero dell’ufficio. Dopo aver comunicato chi è e perché desidera parlare con Marco, gli viene dato il numero di telefono cellulare e così, già spazientito per il tempo perso, riesce a mettersi in contatto con lui.

Lavoratore smart

Alessio compone l’unico numero di Sara (funziona come numero fisso e di cellulare). La chiamata le viene immediatamente smistata dalla soluzione per le comunicazioni cloud, acquistata di recente dalla sua società, che riconosce che al momento non si trova in ufficio. Sara capisce subito l’importanza della chiamata e saluta Alessio in modo appropriato.

Tutti i vostri file da un'unica posizione

Alessio spiega di cosa ha bisogno e chiede di una proposta che Marco/Sara gli ha inviato alcune settimane prima. Quale fascia di prezzo verrebbe applicata a quest’ordine? Si possono accordare per modificare le condizioni pagamento?

Lavoratore medio

Marco accende il suo portatile e lo collega al telefono cellulare. Apre l’app Dropbox ma non trova la proposta che cerca: non pensava di averne bisogno fuori dall’ufficio. Dice ad Alessio che gli farà sapere sul prezzo. Marco prova a chiamare il vice amministratore, che però ha già lasciato l’ufficio. Contatta uno dei responsabili delle vendite e gli chiede di accedere al suo PC, trovare la proposta e inviargliela tramite e-mail.

Lavoratore smart

L’app per dispositivi mobili di Sara mostra tutti i file condivisi di recente. Mentre è ancora in corso la chiamata, tocca lo schermo per aprire la proposta precedente sul telefono ed è in grado di rispondere immediatamente alla domanda di Alessio riguardo il prezzo. Alessio sembra contento, e così Sara. È una grande opportunità per iniziare finalmente a lavorare con la JB Engineering.

Consentire una collaborazione efficace

Alessio chiede a Marco/Sara di partecipare a una conferenza telefonica con il responsabile acquisti, Sergio, che sarà in ufficio solo per un’altra ora e desidera discutere dei termini del contratto.

Lavoratore medio

Marco riceve da Alessio una e-mail con i dettagli della conferenza, quindi passa ripetutamente dal computer al telefono per inserire il numero e il codice di accesso della conferenza. Compone il numero ma si rende conto che nessuno è in chiamata perché ha inserito un codice di accesso errato. Cerca nell’auto un pezzo di carta, controlla di nuovo le e-mail, trova la richiesta e scrive i numeri corretti. Molto agitato, compone di nuovo il numero e riesce finalmente ad accedere alla conferenza telefonica con cinque minuti di ritardo. Inutile dire che non ha fatto una buona impressione su Alessio.

Lavoratore smart

Alessio invia tramite e-mail a Sara l’invito alla conferenza telefonica e i dettagli della conferenza vengono visualizzati sull’app per dispositivi mobili. In questo modo, Sara può accedere facilmente a tutte le sue riunioni tramite un’unica interfaccia semplice da usare. Tocca la riunione e partecipa alla chiamata in orario. Mentre aspetta che Alessio si unisca alla chiamata, chatta per qualche minuto con il nuovo contatto Sergio parlando delle sue imminenti vacanze.

Conferenze semplici e rapide

Durante la conferenza telefonica, Alessio chiede la conferma che è possibile soddisfare le specifiche, i volumi e la tempistica dei componenti. Si scusa ma ha bisogno della risposta la sera stessa o dovrà rivolgersi altrove.

Lavoratore medio

Marco invia una e-mail con le specifiche al direttore di produzione Lisa, prova a chiamarla ma risponde la segreteria telefonica. Quindi, chiama Tommaso, il direttore finanziario, il quale non vuole prendere una decisione senza il parere di Lisa. Marco risponde che parlerà con Lisa e lo richiamerà. Mentre parla con Tommaso, Marco perde una chiamata di Lisa. Marco passa l’ora successiva tentando di coordinare una risposta, tra varie chiamate senza risposta, segreterie telefoniche, messaggi e chiamate. Alla fine parla di nuovo con Alessio, il quale lo informa che ormai è troppo tardi.

Lavoratore smart

Sara invia una e-mail con le specifiche all’area di lavoro per i team del cliente tramite l’app di collaborazione, quindi verifica la disponibilità del direttore di produzione Aron e del direttore finanziario Sasha. Sasha è online mentre Aron è impegnato in un’altra chiamata. Sara usa il tablet per avviare una riunione virtuale in cui vede lo schermo di Sasha e invia un messaggio istantaneo a Aron per chiedergli di unirsi alla riunione appena termina la chiamata. Insieme, esaminano le specifiche di Alessio nell’area di lavoro per i team e le implicazioni di tempo e costi. Dopo 10 minuti, Sara richiama Alessio per rispondere alle sue richieste.

Il risultato…

Alessio ottiene la risposta rapida ed efficiente di cui aveva bisogno e Sara si aggiudica la commessa.

Lavoratore medio

Marco torna a casa frustrato e deluso da questa esperienza. Un anno passato a tentare di chiudere una vendita con la JB e la prima opportunità è sfumata… Dopo aver chiuso la porta dell’ufficio, Marco si siede alla scrivania e passa il resto della serata a chiedersi cosa avrebbe potuto fare di diverso.

Lavoratore smart

Sara arriva a casa di ottimo umore. 12 mesi di duro lavoro sulla JB hanno finalmente dato i risultati sperati. Ordina la cena e stappa una bottiglia di champagne per festeggiare insieme al marito.

Soluzioni per le comunicazioni cloud costruite per soddisfare le esigenze dei lavoratori mobili

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Quali sono i vantaggi per la società se adotta questa soluzione mobile intelligente?

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